Dopo parecchi mesi ritorniamo a parlare di LIFESTYLE TUNING ovvero COME MIGLIORARE LE PERFORMANCE DEL NOSTRO STILE DI VITA :-)

 

L'ultima volta che ne abbiamo parlato è stato esattamente un anno fa con l'articolo che ho pubblicato il 23 Aprile 2014 dal titolo: "LIFESTYLE TUNING: LE "DISTANZE COGNITIVE" OVVERO RENDERE COMODE LE COSE COMPLESSE".

Ti invito a leggerlo adesso perché vi troverai alcuni concetti psicologici che darò per scontato durante questo articolo. VAI ALL'ARTICOLO DEL 23 APRILE 2014.

In quel contesto si parlava di eliminare tutte le piccole frustrazioni derivanti dall'utilizzo di oggetti "non a portata di mano" e spesso messi in posizioni scomode per un utilizzo immediato.

Quando gli oggetti che usiamo frequentemente nelle nostre attività non sono comodamente reperibili entro 15 secondi (questo il tempo che è emerso da numerosi studi sull'argomento), il nostro inconscio percepisce a lungo andare una frustrazione che inevitabilmente andrà a formare un'associazione con la determinata attività che vogliamo svolgere; il risultato sarà che col passare del tempo avremo sempre MENO piacere nel compierla.

Ridurre e migliorare le DISTANZE COGNITIVE (in psicologia si chiamano così...), ha come grande beneficio quello di renderci più piacevoli le nostre quotidiane attività. Oltre a migliorare la gestione dello SPAZIO intorno a noi, oggi ti spiegherò anche quanto può risultare utile imparare a gestire il tuo TEMPO.

 

Oggi infatti parleremo di GESTIONE DEL TEMPO o "TIME MANAGEMENT".

La gestione del tempo è un argomento fondamentale se anche tu come me, durante la settimana, devi destreggiarti tra impegni e attività di varia natura.

Il TEMPO è una risorsa fondamentale, anzi, È LA RISORSA PIÙ IMPORTANTE CHE ABBIAMO e pochi purtroppo se ne rendono conto. La capacità che hai di saper gestire la "risorsa tempo" determina le tue possibilità di raggiungere i tuoi obbiettivi.

In questo ultimo decennio moltissimi imprenditori e studiosi del fenomeno hanno cercato di definire strategie per OTTIMIZZARE il tempo a nostra disposizione e poter così svolgere il maggior numero di attività possibili nell'arco della giornata.

 

Normalmente gli strumenti utilizzati sono principalmente DUE: UN'AGENDA dove inserire gli appuntamenti nei vari giorni e nei differenti orari e una LISTA-DI-COSE-DA-FARE o TASK-LIST (o anche TO-DO-LIST), da compilare con singole attività da svolgere; attività che di solito sono di natura diversa rispetto agli appuntamenti di lavoro.

Una tipica TASK-LIST potrebbe essere scrivere un articolo per il blog, fare quel bonifico online, andare alla Posta per pagare le bollette, scrivere quelle email ai vari clienti, ecc...

 

Per chiarezza possiamo quindi suddividere gli IMPEGNI in queste due categorie, da un lato ci sono GLI APPUNTAMENTI e dall'altro LE ATTIVITÀ (I TASK).

Come avrai compreso, mentre gli appuntamenti hanno per forza di cose degli orari di inizio e di fine, già stabiliti, con i task le cose si complicano un pochino, infatti spesso non potrai sapere in anticipo quanto tempo ti sarà necessario per completare una determinata attività.

Come nell'esempio di prima, se devi scrivere un articolo per il tuo blog, puoi decidere a che ora iniziare, ma non puoi sapere con certezza quanto tempo impiegherai a finirlo, stesso problema se devi andare a fare una fila alla Posta o in banca.

Il secondo ordine di problema, che ne consegue, è l'ordine dato dalle priorità.

Le varie attività, ovviamente, avranno ordini di priorità differenti: fare quelle 5 telefonate che sai che puoi fare anche in momenti diversi della giornata non potranno avere la stessa priorità di quell'articolo che devi scrivere e per il quale devi dedicare almeno 2 ore della tua giornata.

Senza contare che spesso ti chiama un collega e ti dice che devi, con URGENZA, contattare quel fornitore o quel cliente, prima che accada qualche altra cosa, o prima che venga contattato da altri...ecco che all'improvviso sarai costretto a MODIFICARE AL VOLO l'ordine delle tue priorità facendo scalare le attività che avevi inserito per prime.

 

Questi problemi non sono appannaggio esclusivo di responsabili di settore o di imprenditori, una categoria che utilizza spessissimo i TASK-LIST sono gli STUDENTI UNIVERSITARI.

 

Se sei uno studente o se lo sei stato, sicuramente ti sarà capitato di PIANIFICARE LO STUDIO per un determinato esame particolarmente difficile suddividendo le pagine da studiare e gli esercizi da svolgere nelle varie giornate che precedevano l'esame :-)

Magari poi, a causa di circostanze esterne, qualcosa andava storto, molte giornate di studio andavano perse e con esse tutta la programmazione che ti eri così accuratamente fatto!

Quante volte al sopraggiungere dell'esame hai dovuto FOCALIZZARE le tue priorità solamente sugli argomenti più importanti che sapevi essere chieste con maggiore frequenza dal prof? ;-)

 

 

Ad oggi esistono molti metodi e molte strategie diverse per la gestione e la pianificazione delle attività, ciascuna strategia tende a focalizzarsi su aspetti diversi del problema, vediamo insieme quali sono gli aspetti principali che bisogna prendere in considerazione:

Di solito le strategie di TIME MANAGEMENT più diffuse prendono in esame principalmente questi 3 aspetti, ma ce ne sono altri che, secondo me, vengono sottovalutati e che spesso incidono, più dei primi 3, sulla riuscita della strategia e della programmazione scelta, e sono:

Tu, ad esempio, quanto sei INCLINE ALLA PROCRASTINAZIONE?

Quante volte ti sarà capitato di SAPERE benissimo che dovevi fare una cosa, ma siccome ti pesava farla, hai fatto passare settimane e settimane prima di iniziarla? (e magari non l'hai neanche conclusa...dì la verità? ;-) )

Il RIMANDARE CONTINUAMENTE le cose che sai benissimo di DOVER fare si chiama PROCRASTINARE, ed è una brutta bestia da gestire perché quello che in realtà stai rimandando è la SODDISFAZIONE DI SENTIRE CHE LA TUA VITA HA UN SENSO!

Ogni volta che COMPLETI un'attività che ti sei prefissato, STAI RAGGIUNGENDO UN OBBIETTIVO, magari sarà piccolo, ma è pur sempre un OBBIETTIVO che ti sei prefissato di raggiungere completando quella attività, e l'Essere Umano è GENETICAMENTE predisposto per REAGIRE ALL'EMOZIONE DI RAGGIUNGIMENTO DI UN OBBIETTIVO; la tua mente sa benissimo che hai completato una cosa che dovevi fare e una volta che l'hai completata RILASCIA ENDORFINE e soprattutto rilascia nel tuo sangue OSSITOCINA l'ormone delle "coccole", procurandoti benessere e senso di pienezza nella vita ;-)

 

Ma sull'importanza del SENSO DI APPAGAMENTO ci ritornerò fra poco...

 

Parliamo delle diverse possibilità che OGGI hai a disposizione per gestire il tuo tempo.

Una volta, quando i cellulari erano meno "smart", l'unica possibilità per gestire il tempo era utilizzare una cara e vecchia agenda cartacea da portarsi sempre in tasca.

Poi con l'avvento dei NETBOOK e degli SMARTPHONE le agende cartacee sono state sostituite dalle APP che implementano ad oggi i più diversi metodi per la gestione del tempo.

In libreria oggi puoi trovare molti libri che ti insegnano queste strategie, ti consigliano quali app sono migliori di altre e quali metodi adattare al tuo personale stile di vita.

Le app sono pensate per permetterti di trascrivere la cose da fare, organizzarle per argomenti con colori diversi e liste separate, inserire avvisi, notifiche e sveglie e anche ovviamente sincronizzarsi automaticamente fra i vari dispositivi.

Tempo fa avevo provato un'app che addirittura alla fine di ogni settimana ti realizzava un grafico con l'andamento delle cose che eri riuscito a completare rispetto a quelle che invece non avevi completato e confrontava le tue performance di ogni settimana :-)

Poi ci sono alcune app che ti permettono di inserire un VOTO alla fine di ogni attività che completi, in modo da farti sviluppare una sorta di consapevolezza sulla qualità dell'impegno che ci hai dedicato. Personalmente mi ha annoiato presto questa storia del dare il voto A POSTERIORI, e dopo pochi giorni l'ho disinstallata.

 

Continuando la lettura ti spiegherò PERCHÉ ALCUNE DI QUESTE STRATEGIE SEMPLICEMENTE NON POSSONO FUNZIONARE e diventano solamente una perdita di tempo.

Poi alla fine ti proporrò una strategia che ho adoperato molte volte, e che secondo me è fra le migliori strategie che esistono per organizzare la propria giornata/settimana di impegni e cose da fare ;-)

 

Stephen R. Covey è un imprenditore americano che ha studiato per diversi anni i differenti approcci al TIME MANAGEMENT, ha scritto un testo CONSIDERATO DA TUTTI LA BIBBIA DEL TIME MANAGEMENT che ti consiglio vivamente di acquistare e leggere perché se sei interessato a migliorare le tue strategie di gestione del tempo ti permetterà di imparare davvero tanto; il libro si intitola "LE 7 REGOLE PER AVERE SUCCESSO", ed è al vertice delle liste dei bestseller da oltre sette anni. Ne sono state vendute più di dieci milioni di copie in ventotto lingue e in settanta paesi; puoi capire quindi l'importanza dello studio che ha effettuato. Acquista il libro direttamente da QUESTO LINK.

 

Covey nei suoi studi ha messo alla luce un problema, che nella testa della maggior parte delle persone non è ben chiaro cosa sia URGENTE e cosa sia IMPORTANTE. I due concetti non sono affatto sinonimi, un'attività può essere IMPORTANTE ma assolutamente NON URGENTE, ovviamente una cosa URGENTE assume una ELEVATA IMPORTANZA, ma solo nella dimensione dell'ATTENZIONE che devi dedicarci perché in sé potrebbe benissimo non essere IMPORTANTE.

Ti faccio degli esempi: se ti accorgi che OGGI TI SCADE UNA MULTA, devi assolutamente andare a pagarla STAMATTINA, quindi assolutamente È URGENTE, ma È IMPORTANTE AI FINI DEL TUO LAVORO?

Quella multa ti ha spostato L'ATTENZIONE sul dover svolgere un'attività LATERALE assolutamente inutile hai fini del tuo lavoro, ma che ti ha SOTTRATTO DEL TEMPO PREZIOSO perché ti ha DISTRATTO DALLA VERA LISTA DELLE COSE DA FARE.

Chiediti una cosa, POTRESTI DELEGARLA?

La risposta è scontata: CERTO!

Se invece è necessaria la tua presenza allora quella attività DIVENTA IMPORTANTE IN SÉ.

Mi stai seguendo? :-)

 

Covey definisce un metodo, diventato famoso col nome di MATRICE DI COVEY, semplicemente ti spiega che devi dividere un foglio in 4 aree, sulle 2 righe scrivi IMPORTANTE e NON IMPORTANTE, sulle due colonne scrivi URGENTE e NON URGENTE; ora suddividi tutte le attività in questi 4 quadranti:

1. IMPORTANTE - URGENTE
2. URGENTE - NON IMPORTANTE 
3. IMPORTANTE - NON URGENTE
4. NON URGENTE - NON IMPORTANTE

Quelle IMPORTANTI E URGENTI ovviamente, e per ultime le NON URGENTI E NON IMPORTANTI.

Fin qui tutto bene!

Ma ma fra le PUNTO 2 e le PUNTO 3 quali farai per prime e quali per seconde?

Quasi tutte le persone tendono a metterle in ordine come te le ho scritte io sopra...ERRORE GRAVISSIMO!!!

 

 

Perché?

Semplice, il motivo è che a parte quelle poche attività IMPROVVISE che richiedono la tua PIENA ATTENZIONE e che quindi sono intrinsecamente URGENTI, quello che accade e che OGNI GIORNO CHE FAI PASSARE SENZA AVER SVOLTO LE COSE IMPORTANTI, ESSE TENDERANNO A SPOSTARSI VERSO I QUADRANTI CON MAGGIORE URGENZA!

Nel PRIMO QUADRANTE (IMPORTANTE-URGENTE) e nel TERZO QUADRANTE (URGENTE-NON IMPORTANTE) ci dovranno andare POCHISSIME ATTIVITÀ ed È COMPITO TUO MANTENERE QUESTI QUADRANTI SEMPRE SGOMBRI.

 

 

• Aumenta la probabilità di commettere degli errori;
• Aumenta la probabilità di non rilevare gli errori commessi;
• Anche in caso si rilevino gli errori potresti non avere il tempo di rimediare;

 

Il metodo della MATRICE DI COVEY è considerata una delle strategie di time management migliori al mondo, ma a mio parere presenta molteplici inconvenienti.

 

 

A lungo andare seguire questo metodo TI LOGORA perché è come vivere all'interno di quei videogiochi in cui il personaggio che interpreti deve SVUOTARE IL PIÙ VELOCEMENTE POSSIBILE IL QUADRO PRIMA CHE IL BORDO SUPERIORE DELLO SCHERMO SI AVVICINI E TOCCHI GLI OGGETTI CHE CADONO DALL'ALTO.

È vero che lavorare in questo modo ti AUMENTA LA PRODUTTIVITÀ E L'EFFICIENZA DEL 100%, ma per quanto tempo lo reggeresti?

 

Io ti propongo un altro metodo che ADOPERO DA ANNI e mi ha sempre dato grandi soddisfazioni.

Te lo spiego in poche parole e alla fine del post ti allego il pdf con lo schema che utilizzo anche io :-)

 

Prendi un foglio di carta (appena avrai compreso il metodo, potrai creare dei prestampati con word o con excel), e realizza una tabella in 5 COLONNE, fatta in questo modo:

1. La PRIMA COLONNA si chiamerà "OGGETTO" e dovrà essere abbastanza LARGA da poterci scrivere le ATTIVITÀ DA SVOLGERE;
2. Nella SECONDA COLONNA scriverai "URGENTE" e in quella colonna potrai solamente inserire CASELLE DI SPUNTA cioè un'attività O È URGENTE O NON LO È
3. Nella TERZA COLONNA scriverai "ENERGIA (1-5)", e inserirai per ciascuna ATTIVITÀ una stima dell'ENERGIA che ANDRAI A CONSUMARE per svolgerla. Ovviamente è un valore puramente TEORICO, se pensi che svolgere quell'attività ti consumerà molte energie allora inserirai il valore 5, se invece pensi che potrai svolgerla con molta facilità allora inserirai il valore 1. IMPORTANTE: IL VALORE NON DIPENDE DAL TEMPO; POTRESTI DOVER SVOLGERE UN'ATTIVITÀ MOLTO STANCANTE MA CHE DURA SOLO 15 MINUTI, OPPURE UN'ATTIVITÀ MOLTO FACILE MA CHE DURA 1 ORA.
4. Nella QUARTA COLONNA scriverai "SODDISFAZIONE (1-5)" e anche qui, PENSA ALLA SODDISFAZIONE CHE PROVERAI UNA VOLTA CHE AVRAI COMPLETATO QUEL TASK, se è alta inserirai 5, e andrai a scalare fino a 1 se la soddisfazione è via via minore.
5. Nella QUINTA COLONNA scriverai "DURATA", ed è la stima in minuti o ore che pensi siano necessari per completarla.

 

La mattina quando inizi a lavorare prendi questo schema, AGGIUNGI LE NUOVE ATTIVITÀ COME TI HO SPIEGATO e una volta fatto questo, INIZIA A LAVORARE in questo modo: 

 

 

 

All'inizio ti può sembrare complesso, ma ti assicuro che è molto semplice e soprattutto dopo un po' che seguirai questo schema ti verrà del tutto naturale perché segue una logica molto semplice, MASSIMIZZARE LA SODDISFAZIONE nel fare le cose, MINIMIZZANDO I TEMPI!.

 

Questo METODO SFRUTTA DUE CARATTERISTICHE INTRINSECHE E FONDAMENTALI DELL'ESSERE UMANO:

 

La maggioranza delle persone non sanno gestire questa quantità di energia e QUANDO GESTISCI MALE QUESTA ENERGIA PUOI ARRIVARE ALLE 4 DEL POMERIGGIO GIÀ DISTRUTTO.

Forse ti sarà capito di conoscere invece persone che ARRIVANO ALLE 22 ANCORA CARICHE E CON ENERGIE PER FARE ANCORA ALTRE COSE.

 

 

La procrastinazione si basa proprio su questo principio...ci hai mai pensato?

Quando rimandi continuamente qualcosa lo fai PERCHÉ NON HAI CHIARO NELLA TUA MENTE LA SODDISFAZIONE CHE PROVERAI UNA VOLTA PORTATO A TERMINE IL COMPITO.

 

 

In ultimo ti do un consiglio da non sottovalutare: nello stesso foglio fatti anche una seconda tabella, più piccola, con solo due colonne, LE COSE-DA-NON-FARE e il SENSO DI FRUSTRAZIONE (1-5) che provi quando ci caschi e le inizi a fare, mi riferisco a tutte quelle attività SUCCHIA-TEMPO di cui ti parlavo prima.

Farsi una LISTA DELLE COSE-DA-NON-FARE sembra una cosa sciocca ma ti assicuro che TI SALVERÀ LA VITA!

EVITA COME LA PESTE DI INIZIARE LA GIORNATA METTENDOTI SU FACEBOOK A LEGGERE GLI STATI DELLE ALTRE PERSONE, NON ENTRARE SU YOUTUBE PER VEDERE GLI ULTIMI VIDEO DEI TUOI PREFERITI, sono tutte attività che non ti apportano alcun grado di soddisfazione REALE e anzi, ti fanno sentire UN PERDENTE quando ti accorgi che è già mezzogiorno e ancora non hai combinato nulla delle cose VERAMENTE IMPORTANTI da fare.

 

Se seguirai queste strategie aumenterai in un modo incredibile la tua produttività e diventerai padrone assoluto del tuo tempo SVILUPPANDO CONTEMPORANEAMENTE GRANDE CONSAPEVOLEZZA di te e delle soddisfazioni che sono per te VERAMENTE IMPORTANTI!

 

Detto questo, spero che l'articolo ti sia stato utile, inserisci i tuoi commenti qui sotto e fammi sapere cosa ne pensi! :-)

 

Al prossimo Mercoledì ;-)

 

Fabrizio F. Caragnano

Professional Mental Coach